Controla tus finanzas

Cuando escuchamos hablar de las cuentas por pagar inmediatamente nuestra mente lo asocia con la solvencia de un gasto o el pago de un servicio. 

En realidad, esta actividad va más allá de un simple pago, ya que en las entidades financieras háblese de personas morales y/o personas físicas se encontrarán en el día, día con esta actividad. 

Pero definamos que son las cuentas por pagar, las podemos definir cómo las compras realizadas por una entidad en la que podemos enunciar gastos de materias primas, pago de nómina, pagos de servicios e incluso el pago de impuestos. Estas operaciones tienden a tener una fecha de vencimiento que es la que nos define el plazo en la que deberemos de liquidar la deuda adquirida. 

Este segmento es uno de los más importantes dentro de una organización debido a que puede mostrar una radiografía de la situación de liquidez, dentro de la organización. Ya que al poder solventar los gastos generados o mantener el flujo constante y no sobre girar las adquisiciones de deudas. Nos da un panorama de certidumbre en relación de cómo se encuentra sustentada la entidad económica en la que estamos. 

Y esto hace que podamos realizar de una forma estructurada y con bases un plan financiero, para solicitar más créditos a los proveedores de servicios, o incluso el poder adquirir un instrumento financiero. 

EL PROBLEMA 

La gran parte de las organizaciones al efectuar sus adquisiciones de bienes, productos y/o servicios son realizados por lo general con condiciones de crédito; siendo así que generamos cartera de cuentas por pagar a corto, mediano y largo plazo y que si no se establece el método de pago, forma de pago y tiempo de liquidación, podrá verse afectada la solvencia de gastos fundamentales de la organización, como son los servicios críticos ( luz, agua, internet, materia prima y/o nomina); es por esto que en todo tipo de organización debe de contar con un proceso funcional, manejable y entendible para todos los participantes que se encuentran dentro de la entidad, y estos mismos puedan poder transmitir su importancia dentro y fuera de la organización. 

CONTROL INTERNO 

Dentro de cualquier organización el papel de tener un control interno es fundamental, debido a que con su aplicación se genera seguridad razonable en cuanto información administrativa y financiera, garantizando que esta es oportuna y confiable, a su vez apoyará en la toma de decisiones y en el seguimiento de las responsabilidades delegadas a cada funcionario con el fin de que objetivos establecidos por la organización se vean alcanzados. 

Araiza M. Víctor 2005, Diagrama de Flujo Electrónico del Proceso de Cuentas por Pagar ( Ilustración 1). Boletín técnico IMECAF. 

En la ilustración (1) podemos observar el proceso a seguir de las cuentas por pagar donde podemos identificar que involucra diferentes áreas dentro de la organización. 

Pero en esta ocasión únicamente nos enfocaremos en los lineamientos de las NIF, así como los controles financieros y no financieros dentro de las identidades. 

CONTROLES FINANCIEROS

Los controles financieros son aquellos en los que involucramos las herramientas que nos permiten disponer de los flujos de efectivo. 

Bujan P. Alejandro 2021, Recursos Financieros (Ilustración 2). Enciclopedia Financiera. 

Controles No financieros

Estos controles se refieren a tener estructurado un proceso dentro de la organización donde podamos evidenciar, que personas son las autorizadas para disponer de los recursos, así como de dar el visto bueno de las cantidades a pagar y plazos establecidos de liquidación a proveedores. 

Estos se pueden llevar a través de formatos sencillos donde evidencie los siguientes puntos: 

• Fecha de solicitud de disposición de efectivo. 
• A quien le paga. 
• Cuánto se le pagara y en que moneda. 
• Quién solicita. 
• Quién autoriza

BENEFICIOS FINANCIEROS

El debido control nos ayudara en el ciclo de los flujos de efectivo y de las carteras sanas. 

Empezamos un negocio con un efectivo en bancos de 100,000.00 pero tenemos obligaciones que solventar mensuales por lo que debemos de tener una proyección donde podamos estimar cuánto recibimos, cuánto pagamos. 

Esto nos ayudare que podamos tomar decisiones sobre la liquidez y solidez que como sociedad se tiene. 

Por lo que mientras tengamos un promedio de 21, a 25 días de plazo para liquidar los pagos con proveedores, nos podrá ayudar a mantener nuestra cartera al día y con el tiempo los proveedores podrán irnos otorgando un plazo más largo y con más beneficios. 

Para hablar de estrategias financieras deberemos también de involucrar las cuentas por cobrar (Cobranza) ya que deberemos considerar que plazo estamos solicitando para liquidar cuentas de proveedores para poder cobrar antes y hacer una planeación de pagos. 

OJO CON LA AUTORIDAD

Recordemos que dentro de las leyes y normas vigentes en México debemos cuidar diversos aspectos al realizar pactos, convenios y/u operaciones con terceros. 

Ya que al incurrir en algún lineamiento podremos ser requeridos por la autoridad. 

Los lineamientos los podremos consultar en: 

• El Diario Oficial de la Federación. 
• Secretaria de Hacienda y Crédito Público. 
• Ley del IVA 
• Ley del ISR 

Por mencionar algunos de los organismosy leyes de mayor peso. 

El tener una estrategia de las cuentas por pagar, nos ayuda a poder tomar decisiones acertadas, dentro de la organización en la que se implementen los controles financieros y no financieros. 

El que se tomen decisiones en conjunto dentro de la organización nos ayudaran a la creación de controles más eficientes y manejables para la cadena de suministro 

Por: Andrea Selene Carrera Cruz, alumna en Contaduría UIN
Revisado por: José Luis Pacheco, docente UIN