Administración Estratégica: ¿qué es y para qué sirve un ERP?

Muchas empresas por lo regular no tienen el cuidado de clasificar las cuentas por cobrar, ni darle el seguimiento adecuado por la falta de procesos eficientes y de un software que les ayude a tener el control necesario. La realidad es que muchas veces pensamos que teniendo el mejor software ya tenemos solucionado todo nuestro sistema operativo pues no es así, debemos de tener un software que se adapte a nuestras necesidades, puesto que para que eso sea funcional nosotros debemos de tener el control, teniendo un buen proceso que eficiente al área en que se desea trabajar para que así nos de los resultados.

¿Cómo tener controlado el área de cuentas por cobrar a través de un ERP? 

Aunque pueda sonar obvio, es el punto fundamental para lograr manejar cuentas por cobrar de manera sustentable. Para esto se requiere: 

• Mantener una base de datos con la información sobre que clientes te deben, cuanto te deben y cómo será el plan de pago. 
• Contar con un análisis o planeación financiera sobre tus posibilidades de seguir otorgando créditos 
• Considerar financiamientos para mantener operando el negocio en el caso de que las deudas de clientes se retrasen. 
• Idear una automatización de todo el proceso, recurrir a alguna herramienta que automatice el proceso completo, desde un seguimiento, hasta recordatorios. 

PROCESO DEL ERP EN EL ÁREA DE COBRANZA 

Los sistemas ERP se utilizan ampliamente entre industrias pequeñas y grandes para hacer que las operaciones comerciales clave como la actividad contable, inventario y producción sean más automatizados y eficientes para la productividad y el crecimiento de los ingresos. 

Si en tu pequeña o mediana empresa aún tienes a un empleado haciendo llamadas para cobrar facturas puede que sea el momento de avanzar y gestionar los cobros a través de un software ERP, ya que ayuda a reducir el tiempo de respuesta, el desperdicio y hace que los procesos críticos como la compra, inventario, suministro, servicio al cliente y post-venta sean transparentes. 

El ERP puede ayudar a mejorar drásticamente el proceso de cuentas por cobrar de tu empresa, la automatización en el departamento de cuentas a través de un sistema ERP ayuda a notificar a sus clientes con anticipación, gestiona los pagos, la generación de facturas, las aprobaciones y los documentos de los mismos. 

Del mismo modo, la automatización de las cuentas por cobrar ayuda a la gestión eficiente de las transacciones entre clientes y compañías mediante pagos en efectivo, pagos con cheques, etc., a la vez que mantiene el control completo y la asignación de los empleados y equipos a sus respectivos procesos. 

Cada negocio vende productos o servicios diferentes a sus clientes. La entrada de pedidos crea facturas cuando un cliente pide algo y de forma automática la gestión de cuentas por cobrar realiza un seguimiento de los pagos que se han realizado a qué facturas. Continuamente, el software ERP prepara informes que muestran cuánto tiempo ha estado pendiente cada factura. 

En un software ERP hay dos grupos principales de tablas en Cuentas por Cobrar. 

A. La primera tabla consiste en la tabla de clientes que contiene un registro para cada cliente y la tabla de contactos de clientes que contiene un registro por cada contacto en cada cliente. 

B. El segundo grupo consiste en la tabla de facturas que contiene un registro para cada factura del cliente y la tabla de detalles de la factura que contiene un registro para cada línea en la factura del cliente. 

Si por alguna razón el plazo de una factura por cobrar se vence, el sistema inicia procesos para cobrar el dinero. Por lo general, esto significa enviar un recordatorio al cliente y al cobrador, quien será el encargado de hacer llamadas telefónicas o enviar cartas de reclamación. 

Al mismo tiempo, los clientes pueden ver sus facturas, cheques e información a través de la plataforma y actualizar los datos que deseen como por ejemplo nombre, dirección, información de contacto, etc. También pueden pagar una o más facturas en efectivo, con tarjeta de débito, tarjeta de crédito o cheque. 

Toda esta información está perfectamente sincronizada con la gestión financiera y contable de la empresa; es decir, que cuando la empresa recibe facturas de la entrada/ facturación de pedidos, automáticamente son enviadas las transacciones a la conciliación bancaria y al libro mayor. 

¿Cuáles son los beneficios de gestionar el proceso de cuentas por cobrar en un sistema ERP? 

• Pagos más rápidos 

Cuando tus cobradores ya no envían correos electrónicos sin sentido, ingresan datos en hojas de cálculo o copian números de tarjetas de crédito de los clientes en notas adhesivas de colores y comienzan a crear un sistema de cobro a través de un software automatizado y eficiente reciben pagos más rápidos. De hecho, de acuerdo con PayStream Advisors, el uso de un software de cuentas por cobrar puede ayudar a que una organización reciba un pago hasta un 20% más rápido. 

• Ahorro del tiempo 

Estudios afirman que las empresas que gestionan las cuentas por cobrar a través de un software ERP ahorran hasta 600 horas de tiempo en esta actividad. 

¿Alguna vez has pensado cuántas horas pasan tus colaboradores enviando correos electrónicos, reuniendo listas de aquellos clientes que tienen facturas por cobrar y averiguando información específica sobre cada cliente? Este es un trabajo de un día completo. 

Al permitir que un software ERP gestione el cobro de cuentas y automatice todo el proceso, tu empresa ahorra una enorme cantidad de tiempo. 

• Flujo de trabajo priorizado 

¿Cuáles son las cuentas por cobrar más urgentes en tu empresa? Con un flujo de trabajo priorizado en el programa ERP, los colaboradores pueden averiguar exactamente lo que deben hacer tan pronto como inicien sesión. El software ERP los alertará de todas las cuentas vencidas, las cuentas que tengan una disputa, cualquier correo electrónico nuevo y los mensajes de los clientes. 

• Maximizar el rendimiento de los activos 

Gestionar las cuentas por cobrar a través de un programa ERP ayuda a maximizar el rendimiento de los activos de tu empresa ya que ayuda a mantener el efectivo pendiente al mínimo, al mismo tiempo que proporciona los controles de crédito necesarios para evitar pérdidas incontrolables. 

Dentro de la metodología de aprendizaje podemos ver que habla de las disciplinas que comprenden una serie de técnicas, métodos y estrategias que, implementadas sistemáticamente, contribuyen a optimizar la adquisición de nuevos conocimientos y habilidades. 

¿Qué representan las cuentas por cobrar? 

Representan el crédito que concede la empresa a sus clientes, sin más garantías que la promesa de pago en un plazo determinado. 

La palabra crédito proviene del latín “credere” que significa “tener confianza”, que al mismo tiempo encierra un “riesgo crediticio” por la confianza otorgada en que el deudor pagará el importe de la operación.2 

Funciones básicas del crédito 

1. Incremento del consumo, ya que permite que ciertos sectores de la población (generalmente de bajos ingresos) adquieran bienes y servicios que normalmente no podrían adquirir en pago de contado. 
2. Fomento de uso de todo tipo de bienes y servicios. 
3. Ampliación y apertura de nuevos mercados, al dotar de poder de compra 
4. Efecto multiplicador en la economía, por aumentar el consumo y estimular la producción 

El vendedor se desprende de sus mercancías confiado en la promesa del comprador de que pagará en el futuro. Esto implica riesgo, el uso del crédito lleva consigo, junto con sus beneficios, la posibilidad de sufrir pérdidas por deudas incobrables. El fin perseguido por una empresa es realizar con éxito negocios usando para ello el crédito. A medida que los negocios se han ido haciendo más complicados y exigentes, la dirección del crédito ha ido ocupando un lugar importante en las empresas. 

Es importante conocer que el proceso de cuentas por cobrar se compone básicamente de dos fases o pilares fundamentales. Por un lado, está lo que sería la facturación, y por otro, los pagos. 

Es fundamental tener claro que estas cuentas por cobrar que nos ocupan son importantes y requieren que la empresa las tenga perfectamente anotadas y registradas. Por ello, es habitual que, en muchos casos, se opte por acometer auditorías para poder comprobar esa acción, que realizarán tareas tales como verificar lo que sería la identidad de los deudores incobrables. 

El otorgamiento de productos o servicios a crédito es una de las herramientas que tienen las empresas para conservar a los clientes actuales y captar nuevos. Dichos créditos se reflejan en las cuentas a cobrar, aún cuando presenten distintas condiciones y formas de pago. 

Al administrar las cuentas por cobrar, una empresa puede agilizar el cobro del crédito y analizar el costo-beneficio de la modalidad.

Por: Jessica Ávila, alumna UIN
Revisado por: José Luis Pacheco